時間管理のライフハック！タスクを管理

寝る前にToDoリストを作りましょう

目の前に並んでいるタスクを整理せずに、ミスなくこなすことはできません。まずToDoリストを作り、やるべきことをハッキリさせることが大切です。またToDoリストは内容も大切ですが「作成するタイミング」も大切です。おすすめの時間帯は前日の夜、「寝る前」です。当日の朝にタスクを整理してToDoリストを作る人も多いと思います。しかし当日はこれから仕事が始まるという緊張感があり焦りもあります。リラックスした状態で最適なToDoリストを作るために前日のゆったりした時間を利用することをおすすめします。またタスクに関する問題点が、寝ている間に頭の中で解消されていることもあります。リスト作成のタイミングを変えるだけで効率的な1日を送れるでしょう。

記録する媒体を決めましょう

タスクを整理してToDoリストを作る時に、紙の手帳かデジタルの手帳か、記録する媒体を決めましょう。スマホを利用してToDoリストを作ったり紙の手帳に書いたりと、いくつかの媒体にリストを作った場合、実際にしなくてはならないタスクが抜け落ちることがあります。何かひとつの媒体に絞るべきです。例えばタスク管理用のアプリは、クラウドスペースを使うことでスマホからもパソコンからもアクセスできて便利です。しかし全員がデジタルに移行する必要はありません。紙の手帳を活用し物理的にタスクをペンで記入するという行為が、脳内にインパクトを残すこともあります。自分に合った媒体を選ぶことが大切です。

デジタル派なら、価値のあるツールを選びましょう

デジタルツールを選択した人は、できるだけ価値の高いツールを選びましょう。スマホアプリのToDoリスト作成機能は、世の中にたくさん出回っています。その中から使いやすいツールを選ぶことが大切です。1500万人以上が利用しているタスク管理アプリ「Any.Do」はすでに実績のある、使いやすさが魅力のアプリです。モバイル機器とデスクトップ、ウェブやタブレット端末を同期することができますので、どこにいてもタスク管理を行うことができます。さらに音声認識ソフトが内蔵されているため、手動入力なしで様々な情報を記入することができるのも魅力です。
また、iPhoneユーザには、「Microsoft To Do」というアプリもおすすめです。
自分に合ったツールを使うことで、生産性の高い毎日を送ることができるでしょう。

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アナログ派におすすめの文房具

すべてデジタルで管理するのが良いというわけではありません。アナログにもアナログの良さがあるものです。アナログ派の方におすすめしたいタスク管理グッズといえば、「タグプラン パーソナル」です。カレンダーの中に付箋を貼ってタスクや予定を管理することができます。直接書くのではなく、付箋を使っているので、予定の変更も簡単に移動することができます。
手帳で管理している人には、「ゼブラ 蛍光ペン マイルドライナー ほんのり蛍光色」がおすすめです。たくさんマークしても色分けして記入しても淡い色味の蛍光ペンなので、目に優しく見やすく管理できます。

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作業を細分化し優先順位をつけましょう

タスクがずらりと並んだToDoリストを見ると「今日1日では無理！」と言いたくなるかもしれません。やる気をそいでしまうようなToDoリストは役に立ちません。タスクを細分化して、作業しやすい状態にすることをおすすめします。タスクを細分化するために「場所」でタスクを区別する方法があります。家や会社、学校など、どの場所でどのタスクを行うかを区別しましょう。さらに「優先度」でタスクを細分化する方法があります。重要なタスクとそうでないタスクを区別することで、何から取り掛かればいいかが見えてきます。タスクを細分化すれば、1日に取るべき行動が見えてきます。